24 horas non stop: cómo gestionar y desarrollar dos eventos corporativos en un solo día y no morir en el intento

El jueves 13 de junio de 2019 fue un día importante para el equipo de Respira Comunicación. Uno de nuestros clientes más veteranos, la tecnológica Nayar Systems, celebraba dos hitos importantes. Por un lado, la organización en su ciudad natal, Castelló de la Plana, de una jornada sectorial de elevación en la cual actuaba como patrocinador exclusivo. Por otro lado, la inauguración de su nueva sede central ante 4oo invitados e invitadas. ¡Pero vamos por partes!

¿Por qué se decide celebrar dos eventos de esta envergadura el mismo día?- te estarás preguntando. La respuesta es sencilla. Nayar Systems es una ingeniería de telecomunicaciones especializada en el sector de la elevación y del Internet of things industrial. Durante dos años había estado inmersa en el proceso de reconstrucción del histórico edificio Saborit de Castelló, un inmueble emblemático en pleno centro de la ciudad. Dado que la compañía opera en 31 países en todo el mundo y por lo tanto, iban a venir invitados e invitadas nacionales e internacionales, ¿por qué no aprovechar su estancia en Castelló para ejercer como anfitriones en su ciudad?

Este es el motivo principal por el cual, junto a FEEDA (Federación Empresarial Española de Ascensores) y FEPYMA (Federación Española de Pequeñas y Medianas Empresas Ascensoristas) como entidades organizadoras, Nayar Systems patrocinó de forma exclusiva la jornada matinal y sectorial, que reunió a más de cien profesionales del sector de la elevación en el Real Casino Antiguo de Castelló y cuya temática principal fue la digitalización en los ascensores.

Desde Respira Comunicación nos encargamos de gestionar, en los meses previos al evento, todas las cuestiones relacionadas con los materiales corporativos y la logística, colaborando además con los organizadores para conformar un programa alineado con los intereses estratégicos de nuestro cliente. Asimismo, gestionamos el montaje de la sala donde iba a celebrarse la jornada, garantizando que cualquier mínimo detalle estaba cuidado.

Llegó el esperado 13 de junio y la jornada de trabajo comenzó para nosotros a las 8:00. ¡Quedaba un intenso día por delante! Las labores estaban repartidas: por un lado, parte de nuestro equipo ejercía como secretaría técnica para los y las asistentes al evento. Por otro lado, había una persona encargada exclusivamente de atender a ponentes, autoridades y personal de Nayar Systems, mimándoles para que se sintieran cómodos en todo momento. Otra persona ejercía labores de gabinete de prensa, mientras que otra permanecía disponible en la oficina, por si acaso surgía alguna eventualidad.

La jornada sectorial de elevación se desarrolló con notable éxito y mientras uno de nuestros compañeros se quedaba supervisando el desmontaje, el resto del equipo nos dirigíamos al evento de inauguración de la tarde. ¡Había mucho que coordinar! Cabe decir que en Respira Comunicación llevábamos meses planificando minuciosamente tan importante evento, manteniendo continuas reuniones con cada uno de los proveedores que participarían, así como reuniones internas donde contemplábamos todos los escenarios que podrían acontecer, donde valorábamos cada una de las posibles situaciones y repartíamos tareas. Road-book en mano, a las 18:00 ya estábamos preparados. Nos distribuimos por todas las plantas del edificio (Nayar Systems Building cuenta con cinco plantas y una azotea) y a las 19:30, la Dirección llevó a cabo el tradicional corte de cinta inaugural, comenzando así el evento.

Las y los asistentes accedían al interior de Nayar Systems Building con invitación. Pero dado que se trata de una empresa tecnológica y que desde Respira Comunicación siempre apostamos por las últimas tendencias para agilizar los procesos, hicimos el check-in a través de una app. Atrás quedó malgastar papel. Los invitados disponían de la invitación en su e-mail, previo registro en cuanto les llegaba la invitación física, y la escaneábamos a través de un código QR. A partir de ese momento, los 400 invitados e invitadas que se habían desplazado a Castelló procedentes de todo el mundo fueron accediendo al interior del recinto, donde les esperaba una impresionante vista compuesta por el tobogán que conecta la primera planta con la planta baja, y el mapamundi con iluminación led que preside la entrada de la compañía. Para que las y los asistentes pudieran hacer el recorrido completo por Nayar Systems Building se les entregó un pasaporte de experiencias, donde se les indicaba qué acciones se iban a llevar a cabo en cada planta y se les invitaba a moverse libremente, descubriendo cada rincón de las nuevas oficinas.

El catering, a cargo del prestigioso restaurador Miguel Martí, destacó por su innovadora elaboración y presentación. Desde el buffet de nitrógeno líquido, pasando por el espectacular postre “La vuelta al mundo del chocolate” que hizo las delicias de los presentes con una cuidada presentación con trofeos. Se trató de un guiño al carácter internacional de la compañía, presente ya en 31 países en todo el mundo, así como a los numerosos premios que está recibiendo por su trayectoria empresarial innovadora y tecnológica. La velada estuvo amenizada por microteatro en la primera planta, por la imponente voz de la cantante de soul Joy Ena en la segunda planta, por el grupo de smooth jazz Even More en la tercera planta, por espectáculos de magia en la cuarta planta, así como por la impactante voz de la soprano Yasmin Müller en la azotea. Asimismo, la noche se clausuró con una “fiesta clandestina” en el sótano de Nayar Systems Building.

Mientras todo esto sucedía, el equipo de Respira Comunicación estábamos repartidos en cada una de las plantas, velando porque todo se desarrollara con normalidad, hablando con los invitados, ejerciendo como anfitriones en nombre de Nayar Systems, enviando imágenes a los medios de comunicación que publicarían en los días posteriores la gran noticia, y controlando tiempos. A las 23:30 nuestro trabajo concluyó, no sin antes asegurarnos que el personal de limpieza contratado apagaba las luces, los aires acondicionados y cerraba con llave los accesos a las diferentes plantas, donde procederían a limpiarlas.

Tras una jornada maratoniana estábamos agotados, pero muy satisfechos por el trabajo realizado. Así que antes de irnos a nuestras respectivas casas, decidimos unirnos a la fiesta clandestina y disfrutar, todos juntos, de un gran éxito fruto de mucho trabajo, experiencia, profesionalidad, perfeccionismo y dedicación.

Durante los días siguientes, nos llegaron las palabras de agradecimiento tanto de la Dirección (ramo de flores incluido que recibimos por sorpresa en la oficina) como de la plantilla de Nayar Systems alabando el trabajo realizado, la importante cobertura mediática obtenida, la satisfacción por haber conseguido sorprender a casi medio millón de personas acostumbradas a fiestas e inauguraciones… nos llena. Porque como bien indica el claim de nuestro cliente Nayar Systems: en Respira Comunicación hicimos del 13 de junio de 2019 algo extraordinario.

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