Guía de eventos sostenibles. Aspectos fundamentales a tener en cuenta

“Verde que te quiero verde”… Hablemos de sostenibilidad, un concepto que se ha vuelto imprescindible en todos los aspectos de nuestras vidas. La sostenibilidad es un tema recurrente e importante, y no es para menos, porque cuidar el medioambiente y buscar soluciones ecofriendly para nuestro entorno es básico si queremos garantizar un futuro mejor. En este contexto, las empresas han empezado a tomar conciencia de su responsabilidad y han encontrado en los eventos sostenibles una oportunidad genial para contribuir al cambio.

 

 

Tu superpoder: motivar al cambio

Si bien hace unos años los eventos parecían algo aislado de los planes de sostenibilidad, hoy las marcas son muy conscientes de este poder. Y ya sabéis, como decía el tío Ben: “un gran poder conlleva una gran responsabilidad”. Y por eso, las telarañas de Spiderman son biodegradables, bueno, o por lo menos las que le salen del brazo a Tobey Maguire. Además no se desplaza en coche, un superhéroe sostenible.

Bien, el caso es que un evento es el momento crucial de actuación visible, de interacción humana, de puesta en escena, momento en el que la marca se convierte en algo real y es capaz de provocar reflexión y motivar a sus públicos. Y es precisamente ahí donde se encuentra el verdadero poder de esta gran herramienta, el impacto en la audiencia. Sensibilizar, generar conversaciones, en definitiva motivar al cambio. Es por eso que más que “cómo puedo hacer que mi evento sea sostenible”, tenemos que pensar en “cómo puedo provocar un pequeño “clic” en la mentalidad de mi audiencia”. O simplemente pensar: “¿qué haría el tío Ben?”

 

 

Todo muy bien, pero ¿cómo lo hacemos? 

Sabemos que sobre el papel suena idílico todo esto, pero claro… ¿cómo enganchamos a la gente, cómo los conquistamos, cómo introducimos esa idea diferenciadora en sus mentes? Genial, ha llegado el momento de ponernos metafóricos. Dentro de cada uno de nosotros existe un terreno fértil, listo para recibir nuevas ideas y conceptos. Por eso, como promotores del cambio tenemos la oportunidad de plantar una semilla en la mente de cada individuo que germinará y crecerá con el tiempo. Pero de la misma manera que una semilla requiere cuidado, atención y paciencia para florecer, nuestras ideas también necesitan ser regadas con conversaciones significativas e información relevante, con la finalidad de transformarse en un pensamiento poderoso, influir en decisiones y generar un cambio.

Es importante, por tanto, que los stakeholders- o grupos de interés- se sientan identificados no solo con la marca, sino también con el proceso. Que formen parte y nos acompañen durante el recorrido, que sean partícipes de la evolución y del cambio. Por tanto, es imprescindible que toda acción conlleve un refuerzo en la comunicación, porque es precisamente esa comunicación la que ejercerá la función de cuidado y atención que necesita la semilla que hemos implantado en la mente de nuestros públicos de interés.

 

¿Con qué fin? Beneficios de un evento sostenible

La pregunta que os estaréis haciendo es ¿qué beneficio obtiene mi empresa de organizar un evento sostenible? Pues precisamente no son pocos y a continuación te presentamos los más importantes:

– Imagen Corporativa y Reputación 

El carácter excepcional del evento te coloca en el foco de atención de medios y redes… y esto puede convertirse en un arma de doble filo (¡de muchos filos de hecho!). El hecho de tener a la prensa atenta es una oportunidad de oro para comunicar lo que se ha hecho a nivel de prácticas medioambientales. Te aconsejamos que cuides hasta el último detalle, ya que se destacan tanto las acciones positivas como negativas, siendo estas últimas peligrosas para nuestra reputación de marca.

– Diferenciación y Ventaja Competitiva

Sea social o medioambiental, la sostenibilidad es algo que nos afecta de forma colectiva, como comunidad. En un mundo cada vez más consciente, los consumidores y las empresas buscan asociarse con marcas que compartan una visión y valores comunes. Y si precisamente somos nosotros quienes ofrecemos una experiencia sostenible única, el destacar entre la multitud viene cogido de la mano.

– Ahorro de Costes

Sí, aunque no lo creas es posible reducir los costes, y al fin y al cabo como nos vamos a negar cuando nos ofrecen una alternativa más económica. Reducir costes energéticos, costes asociados a transporte -especialmente si los proveedores son locales-, minimizar el uso de materias primas al reducir, reciclar y reutilizar, o reducir la gestión de los residuos. ¡Veis, son todo ventajas!

– Sensibilización y Conciencia Social

La emoción, la alegría, el sentimiento de pertenencia son cuestiones importantes para conseguir abrir las mentes al cambio. Los eventos son un punto de contacto directo con el consumidor y, como tal, una ventana para trasladar nuestro mensaje. Es fundamental, además, conectar desde una vía más emocional para poder provocar un cambio en los hábitos de vida y conseguir una mayor participación ciudadana en cuestiones medioambientales.

– Impacto Medioambiental

El evento sostenible que organices, puede ayudar a generar un impacto medioambiental. Es cierto que una pequeña acción no cambia al completo la realidad. Es importante que  bordéis como parte de un todo, como una pequeña parte de la solución que contribuye al cambio y a un mundo mejor. 

Prácticas como el impulso de la economía local, evitar un consumo innecesario de recursos y energía o incluso evitar la contaminación acústica generan de por sí muy buenos y rápidos resultados para conseguir un impacto positivo en el entorno.

¿Qué camino debemos seguir?

Siempre es agradable ver los objetivos finales y los beneficios, sobre el papel suena todo muy bonito, pero para ver los resultados es necesario realizar un esfuerzo y trazar unas líneas de trabajo. Por eso, existe un camino o proceso, o más bien varios, que funcionan como herramientas para alcanzar esos objetivos finales. Y por supuesto, te los vamos a contar.

– Circularidad

Probablemente te suene el concepto de las 3 erres y seguramente lo hayas escuchado más de una vez. Nosotros lo hemos rebautizado como circularidad, más que nada para evitar ser repetitivos. La clave de este proceso es la reducción de residuos y reutilización de materiales, nada nuevo ¿no?, te aconsejamos que aproveches elementos de ediciones o eventos anteriores y sobre todo, utilizar materiales libres de PVC y con baja ecotoxicidad, como podrían ser: tintas ecológicas o pintura al agua, así como un uso racional de la iluminación y empleo de electrodomésticos de alta eficiencia energética.

– Legado

Los eventos implican una actividad en un espacio concreto, y esa actividad afectará de manera directa al entorno. Es fundamental reducir el impacto negativo y asegurarnos de que la huella que dejamos sea positiva. Para ello, debes tener en cuenta diferentes aspectos como el de conocer de primera mano las condiciones de protección y cuidado del entorno en el que se realiza el evento, la posibilidad de colaborar con las asociaciones medioambientales o sociales, comprar en establecimientos locales y sobre todo garantizar que el evento no perjudique en el desarrollo de ninguna otra actividad local.

– Responsabilidad alimentaria

Algo que no podemos controlar es el hambre de un asistente, pero sí podemos realizar acciones antes, durante y después del evento para medir bien las cantidades. Dar la opción de elegir comida / no comida a los asistentes en la inscripción, un servicio de hostelería basado en productos de km0, con opciones veganas, vegetarianas y para alergias e intolerancias, ofrecer servicios de take a way a precios reducidos entre los asistentes o valorar opciones como To Good to Go, un sistema que te permite poner a la venta los productos sobrantes. No queremos que nuestros invitados pasen hambre, pero tampoco es necesario que sobren grandes cantidades de comida. 

– Movilidad

La movilidad suele ser la gran olvidada porque no depende directamente de la organización sino del asistente, pero sí pueden realizarse acciones que fomenten una movilidad sostenible o que reduzcan el impacto. Un evento atrae un gran número de personas y con ellos, un gran número de vehículos privados a motor que generan problemas de contaminación atmosférica y acústica, atascos, estrés, etc. 

Desde la organización se puede facilitar e incentivar el uso del transporte público o vehículos no contaminantes y reducir el impacto de los vehículos a motor. Buscar localizaciones accesibles en bicicleta o transporte público, aportar información a los asistentes sobre las diferentes conexiones, reservar una zona segura para el aparcamiento de bicicletas o incluso coches y premiar a los asistentes que eligen la bicicleta como medio de transporte son algunas de las acciones que puedes llevar a cabo para fomentar una movilidad sostenible.ç

– Comunicación

¿Os acordáis de la metáfora del principio sobre la semilla y la comunicación? Pues si existe un medio que sirva como eje transversal entre todos los procesos mencionados anteriormente es, precisamente, la comunicación. Desde aquí, te sugerimos y te recomendamos que todas las acciones llevadas a cabo tengan un refuerzo en la comunicación; por ejemplo, de nada sirve decidir un lugar con buena conexión de transporte público para fomentar una movilidad sostenible si no se le traslada a los asistentes las facilidades e información necesarias para usarlo. O cómo van a saber, incluso, la procedencia de los alimentos que se llevan a la boca si no han sido informados. 

La sostenibilidad, al igual que la comunicación, tiene que ser honesta y humilde y debe existir el compromiso de todos los agentes que intervienen en el evento. Es un proceso que empieza en uno mismo y termina en todas y cada una de las acciones que realiza. Porque si hay algo que no queremos y que a la vez estamos expuestos, es a ser etiquetados como greenwashing y generar una imagen y reputación completamente opuesta. No todas las etiquetas verdes valen para la sociedad. Debemos ser consecuentes, realistas y honestos para hacer creíbles nuestras iniciativas.

¿Cuál es el precio de la sostenibilidad?

Si has llegado hasta aquí significa que realmente te interesa lo que estás leyendo. Por eso queremos responder a una de las preguntas que quizá más importancia cobran si verdaderamente te estás planteando realizar un evento sostenible. 

¿La sostenibilidad es más cara?

Depende. 

No podemos dar una respuesta clara sobre esto, ya que a pesar de que existen productos y acciones que pueden ser más caros que los convencionales, hay que poner en la balanza nuestras prioridades y preguntarnos, ¿qué nos estamos ahorrando?