Presente y futuro de los eventos: IA, narrativa y experiencias compartidas

IA en eventos

En Respira Comunicación nos gusta el faranduleo, la jarana, reunir a gente y hacer que vivan nuevas experiencias. Nos gusta la organización de eventos, vaya, por eso siempre estamos al quite de las nuevas tendencias en el sector. Porque, para nuestros clientes, igual que para nosotros, cumplir expectativas es fundamental y permanecer en el recuerdo es algo imprescindible para quienes nos dedicamos a diseñar, organizar y coordinar experiencias. 

Nuestros intereses y necesidades como individuos van cambiando y eso se traduce a que, cuando nos reunimos para celebrar, para presentar un nuevo producto, para inaugurar un espacio, conmemorar una fecha importante o reivindicar ideas y valores, esos intereses personales se trasladan al grupo. Las tendencias en el sector de la organización de eventos (¡como en casi todos!) son cambiantes y evolucionan a la velocidad de la luz. Por eso, no vamos a repasar todas las novedades que se van incorporando, sino tres ingredientes imprescindibles que, según nuestro criterio, debe incorporar cualquier receta. Y con “receta” nos referimos a tu evento ad hoc, a ese acontecimiento del que esperas, ni más ni menos, que tenga éxito. 

La revolución de la Inteligencia Artificial se nos cuela en los eventos

Claro, se cuela por todas partes, por cualquier rendija. La IA en eventos, que no es algo nuevo, pero sí algo alcanzable y comprensible actualmente “a nivel usuario”. La Inteligencia Artificial, y muchas de sus aplicaciones no son solo una conversación recurrente de bar o de ascensor, son realidades que, bien gestionadas, pueden elevar nuestro evento y hacerlo más accesible, cómodo y disfrutable. Y, sobre todo, suponer un antes y un después para las personas organizadoras porque el mismo ChatGPT puede echarnos una mano indispensable a la hora de crear contenido, asesorarnos para una correcta toma de decisiones o automatizar tareas repetitivas, entre muchos usos. 

Ventajas de la IA en eventos

Vamos a ahondar un poquito más en el tema y a poneros algunos ejemplos: 

• Uso de chatbots para atención al cliente: un asistente virtual para responder las dudas de los invitados e invitadas antes y durante el evento. 
• Automatización de procesos: existen plataformas que conectan toda una serie de aplicaciones y herramientas (redes sociales, correos masivos, cuestionarios…) para integrar en un solo software mil tareas. Es como disponer de un cerebro virtual enorme que trabaja bajo tus órdenes. 
• Creación de contenido: muy útil para buscar ideas, referencias o bases para discursos, invitaciones, posts, eslóganes o textos promocionales. También, la inteligencia artificial dibuja los contenidos que le propones y los adapta a tus necesidades. ¡Solo tienes que pedirlo!
• Seguridad: reconocimiento facial de invitados e invitadas o simplificación en los procesos de registro y check-in. 
• Monitorización: hablamos de generación de datos, resúmenes, informes sobre asistencia y participación, comunicaciones personalizadas después del evento para medir la satisfacción del mismo o análisis predictivos para futuros eventos con los resultados del que acaba de finalizar.

Narrativas: el arte de la seducción

Si nos conoces, sabes que siempre, siempre, siempre tenemos en mente el “storytelling” de cualquier campaña, contenido, publicación. Podemos llegar a resultar pesados, lo sabemos, pero no nos importa porque ¡es clave! Clave para generar interés, para que te escuchen, para que se queden con tu mensaje, para que te recuerden, para que conecten contigo, para que se identifiquen. La narrativa, la historia, lo es todo. 

Toda esta teoría se traduce en que tu evento no puede ser igual que los cien eventos anteriores a los que has asistido. Y para ello debemos crear su propia identidad, su introducción, nudo y desenlace. Debemos expresar cuáles son los conflictos y hablar de las personas involucradas en ellos. Piensa que cualquier evento tiene un porqué (no podemos quedarnos solo en, por ejemplo, vender), quiere responder a unas expectativas y ha sido creado por personas con inquietudes, objetivos y, si nos queremos poner un poquito más emotivos ¡con sueños que cumplir! 

Vamos a poneros un ejemplo. Trabajamos desde hace mucho tiempo con La Masía Les Casotes, un precioso espacio de bodas, comuniones y eventos en Castellón. Su leitmotiv, su razón de ser, su narrativa es crear bodas “zero preestablecidas”, es decir, respetar al máximo la personalidad de sus novios. Su storytelling, por tanto, es adaptarse 100% al storytelling de las parejas que deciden casarse allí. Porque la historia de cada una es diferente, perfecta y merece ser contada. 

Por tanto, es importante buscar un hilo conductor para cada evento, poner el foco en lo emocional, buscarle un sentido a todo lo que ocurra y transmitir. 

Importancia de las conexiones humanas: mirarnos, tocarnos, hablarnos

Efectivamente, en un mismo post hablamos de Inteligencia Artificial y de todo lo que un robot puede hacer por nosotros y, al mismo tiempo, hablamos de relaciones humanas, cercanas y afectivas. ¿Hemos perdido completamente el juicio? Es posible, pero no precisamente por esto. 

Aunque ya no pensamos en ella en nuestro día a día (¡gracias!) la pandemia ha dejado una impronta difícil de borrar. Se ve reflejada en nuestros hábitos y en nuestras prioridades. Y ahora, más que nunca, necesitamos conectar con otras personas, compartir con ellas, ocupar los mismos espacios. Los eventos presenciales, las celebraciones físicas, tienen valor. 

Además, son oportunidades interesantes para sorprender, para generar sentimientos de pertenencia a un grupo o a una marca, para aportar valor añadido y para aplicar valores (por ejemplo, sostenibilidad) o tecnologías (por ejemplo, aplicaciones de Inteligencia Artificial). 

La idea que os queremos transmitir es que, en una época plagada de pantallas, mirarnos cara a cara funciona. Provoca no sólo un crecimiento personal sino también comercial. Y sabemos que suena romántico, pero los resultados son medibles. Bueno, y que somos románticos (pertenecemos a la generación Disney). 

Llegados a este punto, ¿qué otros factores o tendencias destacarías tú en el sector de los eventos? Te leemos. Y te escuchamos si prefieres llamarnos por teléfono. Y, si prefieres pasarte por nuestra oficina, te invitamos a un café.