Gestión y producción de eventos: No money? More creativity

Respira Comunicación ha nacido en unos años con una coyuntura económica complicada y de ello, somos plenamente conscientes. Una de nuestros pilares como agencia es la gestión y producción de eventos. Es más, que te llame un cliente es prácticamente una conjunción planetaria con ascendencia a sorpresa. Otro problema evidente es el intrusismo existente, pero esto ya nos da para otro post. ¡Trabajemos con profesionalidad señores! Empecemos con nuestras reuniones, briefing y contrabriefing para estar bien seguros de las necesidades del cliente, investiguemos hasta la saciedad y convoquemos una reunión posterior para presentar la propuesta de proyecto.

Gestión y producción de eventos, un pilar en Respira Comunicación.

La demanda.

 En esta ocasión, la demanda estaba clara. He aquí una conversación real.

• Cliente: “Queremos organizar unas jornadas sobre comercio exterior”.
• RESPIRA: “¡Eso es estupendo! ¿Cuánto presupuesto tenéis?”.
• Cliente: “No lo sabemos. Tú preséntanos cosas y ya vamos viendo”.
• RESPIRA: “Lo sabíamos. ¡Era solo por si picabais! Jajaja”.

Las reglas que toda agencia debe conocer.

Correcto. Regla número 1: NUNCA te dan el presupuesto.

Así que sin presupuesto y con la investigación finalizada, el equipo de la agencia comenzó a crear. Una vez teníamos todos los puntos planificados, convocamos la reunión para presentar nuestra propuesta al cliente. A continuación, te desvelamos otro fragmento de conversación muy habitual.

• RESPIRA: “Este es el contenido de la jornada, así que si os ha gustado, ahora os contamos el continente. Trasladaremos la jornada al Puerto de Valencia y de este modo, los asistentes se sentirán inmersos en un contexto donde la importación y la exportación son palpables. Montaremos las salas con los contenedores TEU, vistas al puerto y todo transcurrirá como en una terminal de carga. Señalética, mensajes, hilo conductor, TODO. Y así, enlazaremos cada charla, mesa y taller”.
• Cliente: “Creemos que ha llegado el momento de daros el presupuesto. La idea es genial, pero se dispara”.
• RESPIRA: ¡¡¿¿EN SERIO??!! No pasa nada, si total, solo nos ha costado un mes de trabajo presentar y montar el dossier; así como calcular el presupuesto y evaluar la viabilidad.

Fatídico. Regla número 2: SIEMPRE se les va a disparar el presupuesto.

Así que ante un presupuesto mucho más reducido, la agencia tuvo que ingeniárselas para organizar la jornada en un centro de eventos preparado y acondicionado para este tipo de actos; con el consiguiente ahorro que ello conlleva. – ¿Y esto no se puede decir antes? –.

No obstante, no podíamos ni queríamos caer en una jornada típica sobre comercio exterior. Así que nos pusimos manos a la obra y con los elementos que ya teníamos que producir, así como con estímulos externos; ambientamos la jornada como si de un aeropuerto se tratara. Los asistentes recogían la información y se acreditaban en un mostrador de Check In, el block de notas era un pasaporte, el programa emulaba una tarjeta de embarque y toda la señalética imitaba a la de un aeropuerto –Last Call incluido, tripulación y mensajes–.

De esta forma, con el mismo coste de producción, se brindó una experiencia a los asistentes, diferenció la jornada y trasladó un mensaje común a la audiencia provocando una marcada diferenciación entre otras jornadas similares. Asistentes, patrocinadores y cliente alabaron la creatividad de la jornada puesto que supuso un valor añadido.

Recuerda. Regla número 3: Con CREATIVIDAD y PROFESIONALIDAD siempre podemos dar unas vueltas de tuerca si nos enfrentamos a un presupuesto más ajustado.

Es importante trabajar en defender la profesionalidad de la agencia y el valor que tiene nuestro trabajo, así como la creatividad aplicada con responsabilidad y coherencia.

Contacta con Respira Comunicación y descubre todo lo que necesitas saber en la gestión y la producción de eventos.