Un congreso es uno de los eventos más complejos de organizar en lo que respecta a su coordinación y logística. Generalmente suelen durar varios días y cuentan con una planificación que debe cumplirse escrupulosamente, para evitar que los tiempos se descuadren. De ese cumplimiento depende, en gran medida, el éxito del evento.
Como sabéis, uno de los servicios de Respira Comunicación es el de diseño, gestión y organización de eventos y por supuesto, los congresos forman parte de ese amplio abanico de opciones que ofrecemos a nuestros clientes. Se trata de una labor en la que todo el equipo se implica al máximo para conocer en profundidad al cliente y lograr que sus objetivos estratégicos se alcancen con éxito. En este post os queremos contar de primera mano nuestra experiencia a la hora de organizar un congreso y los elementos que hay que tener en cuenta a la hora de ponerte a ello.
¿Qué es lo primero en lo que piensas a la hora de organizar un congreso?
¡En la fecha! Determinar las fechas de celebración del mismo, bloquearlas y comunicarlas con suficiente antelación para que los asistentes puedan reservárselas es fundamental. Además, la organización interna a la hora de establecer los plazos de ejecución de cada tarea se deviene fundamental para el equipo. Otro aspecto trascendental es saber con cuánto dinero contamos para gestionar el evento. ¿Cuál es el presupuesto del mismo? Es necesario conocer este aspecto desde el principio –y pocas veces se cumple esta premisa–, para trabajar sobre seguro y ofrecerle una propuesta adaptada a sus necesidades reales. Además, conociendo el presupuesto, podremos seleccionar y reservar con tiempo el lugar donde se va a llevar a cabo el evento. Este aspecto es más importante de lo que a priori puede parecer, porque es muy probable que muchos lugares atractivos para la celebración estén bloqueados si jugamos con poco margen de tiempo. A su vez, tenemos que tener claro el número máximo de asistentes que puede acudir, ya que muchos espacios disponen de un aforo limitado.
En cuanto al diseño, conocer la temática del congreso y determinar la línea conceptual que queremos seguir es fundamental para diseñar su identidad visual corporativa, y plasmarla al resto de aplicaciones (carpetas, banderolas, merchandising, etc.).
Ejecución y post congreso
Por otro lado, la secretaría técnica juega un papel muy importante a la hora de organizar el congreso. Se encarga de todas las tareas durante el proceso de planificación, ejecución y post congreso:
- Gestión de necesidades logísticas: hoteles, medios de transporte, traslados…
- Administración del encuentro: inscripción y control de pago de asistentes, acreditaciones…
- Plan de difusión: a través de mailing, publicaciones en la web, difusión en redes sociales…
- Convocatoria de ponentes y moderadores.
- Evaluación de las necesidades de personal (azafatas, fotógrafo…).
- Materiales y documentación: obsequios, materiales para asistentes, premios…
- Ejecución del evento: mobiliarios, servicios técnicos, salas anexas, patrocinadores, catering, coffee, cena de gala…
- Evaluación y memoria final.
¡Esperamos haberte ayudado e inspirado con estas aportaciones! Si necesitas ayuda para organizar un congreso o cualquier otro evento, desde Respira estaremos encantados de colaborar contigo ayudándote a desarrollar cada uno de los pasos necesarios. Además, te aportaremos las dosis de creatividad y estrategia que necesitas para cumplir los objetivos marcados y alcanzar excelentes resultados.